МАРАФОН - ДЕНЬ 1
КТО ТАКОЙ EVENT-МЕНЕДЖЕР?
1
КТО ТАКОЙ EVENT-МЕНЕДЖЕР
Event-менеджмер - это одна из самых завораживающих профессий - вы можете быть одновременно и креативным, и очень организованным, работать одновременно и с людьми, и с табличками, и, конечно, совершать невозможное.

Event-менеджер (он же ивентщик) - это тот самый человек, который занимается организацией мероприятий: от свадеб и юбилеев компаний, до фестивалей и концертов на десятки тысяч человек. Видеть всю картинку целиком и быть внимательным ко всем деталям, организовывать команду, десятки волонтеров, следить за застройкой, успокаивать ведущих, брифовать спикеров и так далее. Event менеджер – это человек, у которого всегда есть "план B" и "план C" на все возможные развития событий, а в сумке, куда бы он не пошел, всегда есть портативная зарядка, скотч и маркер.

Часто люди думают, что event-менеджер — это веселая работа, постоянно связанная с развлечениями. Обычно бывает наоборот, чем лучше посетители провели время на вашем мероприятии, тем тяжелее пришлось организатору. Может сложиться впечатление, что мы вас пугаем. Это не так. Просто важно сказать - эту профессию нужно выбирать только по любви.

Вопреки расхожему мнению, что мероприятия делать может каждый - это не так. Event менеджмент - это настоящая профессия, которой нужно учиться и постоянно держать себя в тонусе и развиваться.
«Любимая работа - гораздо большее развлечение, чем развлечения»
Ноуэл Коуард
драматург, актёр, композитор и режиссёр
2
ЧЕМ КОНКРЕТНО ЗАНИМАЕТСЯ
EVENT-МЕНЕДЖЕР?
Ниже приводим достаточно универсальный список должностных обязанностей event-менеджера, но важно понимать, что это всегда очень сильно зависит от компании и проекта.

1) Разработка концепции и сценария мероприятия
подобрать формат мероприятия под цели компании, определить KPI, предложить сроки реализации, разработать концепцию, написать сценарий, подобрать ведущего, подобрать и подготовить спикеров, обеспечить артистам тех.райдер.

2) Составление бюджета, смет, планов, презентаций, участие в тендерах
составить и утвердить смету и бюджет, сделать план продаж, сделать коммерческое предложение, сделать ресерч рынка, ходить на 3-5 встреч в день и везде пить кофе, включить во все сметы "план B" и дождевики на случай плохой погоды, быть готовым сделать точно также, но в 3 раза дешевле.

3) Поиск и заключение договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками
(отели, авиакомпании, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и многие другие)
найти и посмотреть потенциальные площадки и выбить скидки, найти качественных и недорогих подрядчиков, найти самых лучших и самых дешевых фотографов/видеографов/ведущих/артистов/официантов, быть готовым выбрать оттенок бумаги для меню, быть готовым самолично проехать на всех автобусах заранее и познакомиться со всеми водителями, принудить волонтеров помыть голову накануне, любимый вопрос "а можно бесплатно?", перепробовать 17 видов торта и ничего не выбрать, потому что решили без торта, наизусть помнить администраторов всех подрядчиков и интересоваться как дела у их детей в школе.


4) Оформления и брендирование мероприятия

логотипы, пресс-волы, микрофоны, корпоративные футболки, растяжки, бейджики, флаги, ковровые дорожки, салфетки с логотипом, флешки-пакеты-ручки-блокноты; а еще есть сайт, группы, приглашения, пресс-релизы, фоторепортажи, видео "до" и видео "после", 13 футболок S размера и чтобы приталенные были.

5) Общение с заказчиками и клиентами
ведение базы контактов, знать кому звонить утром, а с кем скайп по субботам, знать весь план мероприятий клиентов на ближайший год, Эльвира любит зеленый, на встречу к Семену только с двойным эспрессо, посещение Дней рождений клиентов, отмечать день конфликтолога, маркетолога, пиарщика, копирайтера и гадалки, как профессиональный праздник.

6) Привлечение гостей/работа с участниками
креативить рекламную кампанию, а потом самому ее делать, заменить генерального директора в прямом эфире, знать цены на рекламу и размеры картинок во всех соц.сетях, и даже в одноклассниках, знать как организовать нетворкинг, всегда иметь под рукой чудо-Максима, который что-то сделает и будет сразу 1000+ регистраций. Организация пресс-конференций, ведение instagram-трансляций, продажа билетов, скидки, не скидки.

7) Контроль за всеми процессами в ходе мероприятия
начало регистрации, прибытие гостей и очень важных гостей, приветственный кофе, ночная застройка, 15-параллельных семинаров. Столы должны стоять строго 2 метра друг от друга, 8 синих, 28 белых и 83 желтых стульев, музыка, громкость микрофона, подсветка сцены, съемка спикера с 3-х камер, интервью клиента для ТВ, бриф спикера только после кофе, чистые ботинки у ведущего, искусственный снег через 18 секунд.

8) Составление отчетности по итогам мероприятия
фотографии и видео, благодарности и рамки, конфеты администратру, пост радости в facebook, ведение документооборота и контроль оплаты счетов, акты, склад на балконе, 119 маркеров, тортик, отчетная презентация, сон?
3
КЛЮЧЕВЫЕ
КОМПЕТЕНЦИИ И КАЧЕСТВА
Внимание к деталям
Умение держать "большую картинку" в голове и не упускать ни одну деталь
Многозадачность
Умение выполнять параллельно несколько задач, переключаться без потери эффективности
Коммуникабельность и гибкость
Находить общий язык и договариваться
с любыми людьми
Креативное мышление
Придумывать, генерировать нестандартные идеи и создавать из них концептуальные решения
Позитивное мышление
Умение находить выход из любой ситуации и не терять при этом чувства юмора
Эффективность, соблюдение графика
Действовать согласно графику и выполнять все задачи со 100% эффективностью
3
НУЖНО ЛИ УЧИТЬСЯ?
Наш ответ - да.

А если подробнее, то есть 3 важных составляющих для начала карьеры как event-менеджер:

1 - базовые знания
Просто необходимо понимать основы подготовки и реализации мероприятий, иметь навыки составления смет и timeline, навыки переговоров, работы с подрядчикам и управления потоками участников.

2 - ориентация на рынке
Да, это важно. Если вы сами мало посещаете мероприятия, не знаете кто и что делает - будет сложно. Лучше всего выбрать специализацию, например, социально-культурные мероприятия и следить за тем, что происходит в вашем городе, в стране и какие тренды идут из-за границы. Выбирайте, но помните, это должен быть осознанный выбор и эта сфера должна вам нравиться.

3 - опыт
Кроме образования, вам просто необходимо иметь за плечами, как минимум одно реализованное мероприятие. На любом собеседовании Вас прежде всего спросят: "Что Вы уже делали?"
Мало кто готов тратить время, обучая новичков самостоятельно.

Собрались учиться - выбирайте внимательно. Обучение должно предполагать реализацию вашего собственного мероприятия, иначе ваши знания так и останутся на бумаге и не конвертируются в реальный опыт. Разработать концепцию и план реализации мероприятия и оставить все это на бумаге - это кощунство :)
Made on
Tilda