блог 24/7
КРАТКИЙ СЛОВАРИК НАЧИНАЮЩЕГО EVENT-МЕНЕДЖЕРА
Любому начинающему event-менеджеру крайне важно ориентироваться в основных понятиях индустрии, чтобы максимально быстро и просто адаптироваться. Мы не хотим неловких ситуаций, когда руководитель просит Вас направить клиенту бриф или запросить райдер у клиента, и тем более, когда просит "быстро собрать таймлайн". Внимательно изучите этот краткий словарик и чувствуйте себя уверенно, о чем бы не говорили Ваши коллеги.
1
Адженда (англ. agenda) – она же программа мероприятия. Конкретные временные промежутки, занятые определенными активностями: регистрация, кофе-брейк, выступления, сессии и пр,.
2
Аккредитация – это процесс идентификации каждого человека на мероприятии: участники, спикеры, оргкомитет и все-все-все. Самый простой способ – выдать бейджик и записать фамилию. В зависимости от масштаба мероприятия, аккредитация иногда бывает целым искусством, за которое бывают ответственны -15-20 человек. Представьте себе, что за 30 минут нужно зарегистрировать 6000 человек. КАК??!! От того, насколько быстрым и удобным будет этот процесс, зависит и настроение, и впечатление от мероприятия.
Отдельным пунктом всегда идет аккредитация прессы. Закон простой – хочешь хороших публикаций, сделай так, чтобы журналист не заметил аккредитации и был сыт.
3
Байеры (от англ. buyers) — заказчики мероприятия. Это могут быть крупные коммерческие или некоммерческие организации, органы государственной власти, ассоциации и пр.
4
Бартер. "Работать по бартеру" – это значит договориться с кем-то на взаимовыгодные условия без денег. Условно говоря, компания предоставляет вам 300 бутылок газированной воды и сухарики бесплатно, а вы за это размещаете логотип, и отводите место в программе для выступления их спикера.
5
Бриф (очень близко к «ТЗ» - техническое задание, см. выше). Может служить для любых целей: бриф на выступление, бриф на мероприятие и т.д. Часто используется термин «забрифовать», то есть ввести в курс дела и чётко сформулировать задачу. Например, «забрифовать спикера» значит, что ему надо рассказать про мероприятие, про программу, детально про целевую аудиторию, рассказать какие цели он должен покрыть на своём выступлении, что вы ждёте от него и почему, а также все орг.моменты - место, время, парковка, еда, сопровождение, техническое обеспечение и пр.
6
Венью (англ. venue) - место проведения мероприятия/площадка. Обратите внимание, что это не всегда отель или конференц-зал. Сейчас event-менеджеры активно исследуют и проводят даже деловые мероприятия в музеях, на крышах, в пустынях.
7
График работ. Пошаговый план реализации целей, для реализации мероприятия, с разбивкой на задачи по конкретным функционалам (маркетинг, продажи, работа с участниками и пр.) и во времени. Часто для создания графика работ используют диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта
(англ. Gantt Chart) — это популярный инструмент, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.
8
Застройка – монтажные/демонтажные работы на площадке, которые всегда лучше передать специально обученному персоналу. Например, монтаж баннера, установка сцены, расстановка мебели и пр. Обычно застройка происходит накануне мероприятия "в ночь". Но, бывают и застройки, которые длятся 2-3 дня.
9
Зонирование – процесс определения конкретных зон на площадке для разных целей. Зон бывает множество: зона аккредитации, зона питания, зона гардероба, нетворкинг-зона и пр.
10
Интерактив – активность/выступление с привлечением участников. Например, живое голосование, используют поднятые руки или мобильные приложения.
11
Концепция – краткое изложение основной идеи/замысла мероприятия. Что входит в концепцию: видение, цели и задачи, формат, состав участников, структура программы, продолжительность, тематика мероприятия (например, церемония награждения в стиле "Оскар"). В зависимости от требований заказчика и личности самого event- менеджера концепция может быть представлена и в красочной презентации, и в обычном документе word.
12
Логистика – это всех внутренние технические процессы, связанные с обеспечением разгрузок/загрузок, расстановкой мебели, печати, кейтеринга, транспортировки целевых аудиторий и пр. Часто можно встретить выражение "логистика спикера" – это тоже самое, что обеспечение сервисами конкретного человека (см. "сервис").
13
Партнерский пакет – это набор условий и опций для партнера, которые собраны в отдельное предложение с ценой. Опции могут быть абсолютно любые – от выступления на открытии и баннера на сайте, до проведения мастер-класса и рекламы компании на главной сцене.
Пример
партнерского пакета
14
Подрядчик - компании, которые поставляют свои продукты и услуги для организации мероприятий: площадки, компании, занимающиеся техническим обеспечением, кейтеринговые компании, агентства декора и пр.
15
Райдер — это некий список требований от спикера/артиста/ведущего. Это свод «условий» для выступления- начиная от того, какие нужны колонки по мощности и какого цвета должен быть микрофон, заканчивая строгими ракурсами для фото, фруктами в гримерку и отдельной комнаты для свиты.
16
Тендер (конкурсные торги) – способ осуществления закупок, как правило, для внутреннего использования, используя конкурсную механику. Тендер предполагает набор условий, по которым будет выбран победитель конкурса, в нашем случае event-агентство, которое будет заниматься организацией мероприятия. Критерии всегда примерно одинаковые: бюджет, сроки, концепция, опыт работы, команда исполнителей и пр.
17
ТЗ — техническое задание – это формулировка основных параметров мероприятия и постановка задачи подрядчикам (транспорт, фото и видеоуслуги, кейтеринг и пр.), артистам (время и продолжительность выступления, внешний вид и пр.), спикерам и ведущим. Почти у каждого человека на мероприятии есть свое ТЗ, которое, конечно же, готовит event-менеджер.
18
Сервисы. Говоря простым языком — это обслуживание разных целевых аудиторий, для обеспечения их максимально комфортного пребывания на площадке. Самые частые сервисы: питание, точки доступа воды, туалетные комнаты, безопасность (охрана), транспорт, аккредитация, медицинское обслуживание (кареты скорой помощи), гардероб и так далее, в том же духе. Это все, что может понадобиться целевой аудитории (не важно, знает она об этом заранее или нет).
"Ведь лучше подготовиться, чем не подготовиться"
Ирина Петровна
мама Маши
19
Суфлер – чаще всего дублирующий экран (монитор), который обращен лицом к спикеру на сцене. На котором спикер, может легко увидеть количество оставшегося для выступления времени, следующий/предыдущий слайд, свои заметки и пр.
20
Фандрайзинг – работа со спонсорами т.е. привлечение денежных средств на мероприятие. Между собой в командах часто называют просто "продажи".
21
Extra agenda – дополнительные активности, помимо основной программы: стена нетворкинга, арт-инсталляции, ярмарки, продажа сувенирной продукции, аниматоры и пр.
22
Lost&Found – сервис для "Маши-растеряши". Когда участники забывают/теряют вещи на мероприятии (от наушников и зонтиков, до ноутбуков и ключей от машины), сервис Lost&found собирает все потерянные вещи и отправляет их храниться на информационную стойку, откуда их благополучно забирают, или не забирают виновники.
23
Welcome Coffee – кофе-брейк, или организация доступа к кофе/покупке кофе во время сбора и регистрации участников.
Made on
Tilda